ПРИСТУПАЯ К ПОСТРОЕНИЮ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА (СМК)

Первым этапом при построении системы качества является диагностика предприятия.

Для того чтобы нам знать куда нам надо двигаться – нам необходимо понять где мы находимся сейчас.

Отсюда вытекают ЦЕЛИ ДИАГНОСТИЧЕСКОГО АУДИТА:

  1. Максимально ознакомиться с предприятием, всеми циклами его жизнедеятельности
  2. Собрать максимальное количество данных для проведения анализа.
  3. Подготовить платформу для проведения обучения и создания документации согласно ISO 9001.

Итак, КАКИЕ ДЕЙСТВИЯ НЕОБХОДИМО ВЫПОЛНИТЬ предприятию для проведения диагностического аудита?

РУКОВОДИТЕЛИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Основная работа по подготовке к диагностическому аудиту ложится на руководителей подразделений. Для каждого отдельно взятого подразделения необходимо в итоге четко установить, как организована СМК внутри подразделения и что обязаны делать сотрудники  подразделения, чтобы обеспечить эффективную работу в системе.

В этой связи руководители подразделений, включенных в СМК, должны:

Наименование задания
Точно сформулировать функциональные обязанности подразделения (опросный лист)
Составить перечень всех используемых внутри подразделения документов, форм, журналов. А также предоставить их копии (если есть – в электронном виде).
Представить структуру подразделения, составить перечень должностей подразделения
Перечислить проблемы, недостатки, которые затрудняют качественное выполнение производственных работ (опросный лист)
Предложить улучшения, которые позволят повысить качество выполнения работ.(опросный лист)

Таким образом при проведении аудита в подразделении руководитель должен мне передать следующий пакет документов:

  1. Опросный лист
  1. Перечень документов, заполняемых форм, журналов и их копии.

(Например – В журналах мне важна «Шапка журнала» — копия одной страницы из журнала лабораторного контроля, или копия заявки на закупку и т.д.). Если документы есть в электронном виде – лучше в электронном виде для корректировки и приведений в соответствие со стандартами ISO.

 

РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ

  1. СОБРАНИЕ АКТИВА ФИРМЫ. Провести в день нашего приезда (с утра).

На этом собрании Вам необходимо будет озвучить принятие решения о создании СМК.

                     Принять решения. На собрании актива фирмы (президент, директор, его замы по направлениям, ключевые специалисты – макс. 5-10 чел) следует принять решение о начале разработки и внедрения СМК на предприятии. Решение о создании протоколируется в «Протоколе собрания коллектива компании» (шаблон протокола я дам).

Необходимо будет затронуть следующие вопросы:

            — Зачем предприятию нужна СМК?

                — Хотите ли Вы «живую» систему или «ради бумажки»?

                — Показать ВАЖНОСТЬ и ЛИЧНУЮ приверженность к данным работам.

                — Попросить содействия персонала и напомнить фразу «Кто не работает в системе, тот в системе не работает!».

Назначить ОСК. Также на собрании определяется лицо, из числа Высшего руководства компании (у Вас — директор), которое будет ответственным за внедрение и поддержание в рабочем состоянии СМК. Ответственный за СМК (ОСК) должен подчиняться непосредственно высшему руководителю предприятия и его указания в вопросах обеспечения функционирования СМК имеют высший приоритет для всех работников предприятия. (шаблон приказа, а также положение об ОСК  я дам)

После Вашего выступления, я проведу краткое введение в стандарты ISO, чтобы все понимали следующее:

  • Какие этапы нас ждут при построении системы
  • Кто, что, на каких этапах будет делать и сколько примерно они займут
  • Зачем нужен диагностический аудит и согласуем время к кому, когда и куда мы пойдём.

                     Назначить рабочую группу – Совет по качеству. На этом же собрании необходимо продумать и назначить рабочую группу по разработке и внедрению системы менеджмента качества (СМК) Работу рабочей группы должен возглавить представитель руководства по СМК. Количество участников рабочей группы, как правило, 5-10 человек не больше! Хорошим вариантом будет включение в рабочую группу главных специалистов основных подразделений и служб предприятия. (шаблон приказа а также положение о Совете по качеству дам).

  1. ПРОДУКЦИЯ И ЛИЦЕНЗИИ. Учитывая, что СМК вводится на предприятии, прежде всего, для обеспечения надлежащего и стабильного качества производимой и поставляемой потребителям продукции или услуг, необходимо:

составить точный перечень тех видов продукции и/или услуг, на которые распространяется действие СМК. Если определенные изделия выпускаются в соответствии с конкретными стандартами (в т.ч. ТУ), то на них даются ссылки.

составить реестр имеющихся лицензий (сертификатов) и поддерживать его в актуальном состоянии.

  1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА. СМК охватывает, как правило, деятельность всего предприятия за исключением лишь некоторых вспомогательных подразделений. Поэтому необходимо актуализировать иерархическую организационно-функциональную структуру предприятия с распределением обязанностей, полномочий и ответственности подразделений, должностных лиц согласно требованиям организации деятельности.

Важнейшим документом, который должен быть утвержден высшим руководством на первой стадии построения системы, является организационная структурная схема предприятия.

Эту схему следует представить таким образом, чтобы были наглядно отражены:

— представители руководства, дирекции, в т.ч. ответственный за СМК;

— каждое подразделение, служба и независимые ответственные должности;

— однозначная подчиненность.

На схеме должны быть показаны, в частности, подразделения, отвечающие за выполнение прямых требований стандарта ISO 9001, в частности:

  • прием и оформление заказов,
  • сбыт;
  • закупки, снабжение;
  • проектирование, разработки новой продукции;
  • технологические вопросы;
  • планирование и организация производства;
  • производство;
  • контроль и испытания;
  • метрология;
  • обслуживание и ремонт оборудования;
  • склады;
  • транспорт;
  • кадры, персонал.

 

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ

Подразделение:_______________________                     Руководитель:________________________

Тел. руководит. подраздел-я _________________           Е-mail: ______________________________

Вопрос Ответ
Каковы ОСНОВНЫЕ функции подразделения? (1-3 функции)1._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________2._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Перечислите должности, находящиеся в Вашем подчинении:
1.________________________________________2.________________________________________3.________________________________________4.________________________________________

5.________________________________________

6.________________________________________

7.________________________________________

8.___________________________________9.___________________________________10.___________________________________11.___________________________________

12.___________________________________

13.___________________________________

14.___________________________________

Имеются ли утверждённые должностные инструкции? Если да, то перечислить какие.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Имеются ли рабочие инструкции?  Если да, то перечислить какие. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
С какими подразделениями непосредственно вы взаимодействуете? По каким вопросам?

1.С __________________ По вопросам _________________________________________________ _________________________________________________________________________________

2.С __________________ По вопросам _________________________________________________ _________________________________________________________________________________

3.С __________________ По вопросам _________________________________________________ _________________________________________________________________________________

4.С __________________ По вопросам _________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Все ли процессы (порядок выполнения работ) задокументированы? Необходимо ли описание каких либо взаимодействий? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Удовлетворены ли Вы условиями труда? Если нет, то чем именно?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Ваши предложения по улучшению работы.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Копии журналов, форм, заявок  — прилагаю                      _______________/________________/