Личный помощник руководителя — удвоение эффективности

В этой статье я хочу поговорить о личной эффективности, а именно о личных помощниках. Я не буду обосновывать необходимость появления личного помощника, за меня это могут сделать множество статей в интернете.

Многие руководители занимаются задачами такого плана сами, хотя их время стоит намного дороже, чем время наемного персонала, поэтому я рекомендую всем руководителям нанять помощника. Если вы зарабатываете больше 60 тыс. руб. в месяц, значит, срок найма личного помощника уже прошел. Это нужно было сделать вчера.

Я сконцентрируюсь на практике управления личным помощникам.

Что можно делегировать?

·   Постановка текущих задач и согласование рабочего порядка.

По возможности необходимо проводить с помощником коротковременные планерки, с обсуждением рабочих вопросов и поручением новых задач/рекомендаций (утром – на текущий день, вечером – результат прошедшего дня или постановка задач на следующий). Также, возможно присылать список задач/рекомендаций на skype помощника.

·   Входящие звонки.

Старайтесь использовать своей телефон только для ИСХОДЯЩИХ звонков. Поручите ВСЕ входящие персональному помощнику (для личных звонков – заведите отдельный номер).

Помощник обязан принять звонок, зафиксировать в реестре входящих звонков (дата, время, ФИО/организация, суть), выяснить в чем суть вопроса и срочность. В случае не срочности, в оговоренное Вами время (например: утром или после обеда) доложить Вам о поступивших звонках.

·  Электронная почта

Надиктовывайте тексты электронных писем по телефону (направлять письменно вskype), когда Вы находитесь в пробках или когда Вам это будет удобно.

Если необходимо, чтобы письмо ушло с Вашего персонального адреса – пусть помощник подготовит Вам черновик письма под Вашу диктовку – а Вы потом  его поправляете перед отправкой.

Например: Я говорю помощнику: «Напиши этому Алексею, что он «козел» и денег я ему платить не буду, пока он не исправит «косяки», которые я ему показал». А мой помощник в письме Алексею пишет: «Уважаемый, Алексей! При выполнении работ возникло ряд недоразумений, на которые Вам указал Андрей Сергеевич. Оплату Выполненных Вами работ мы планируем после исправления этих недоработок»

· Контроль

—  выполнение поручений/ведение расписания руководителя

—  отчетность ваших менеджеров и отдела

 —  запись телефонных разговоров по чек-листу,

· Личные задачи

Заказ билетов, визовая поддержка, бронирование столиков в ресторанах, курьерские задачи, поиск информации в интернете, общение с помощниками по домашнему хозяйству/рем. службами, покупка подарков и прочее.

Постановка  задачи

Основной принцип постановки задач: Задача (по работе), поставленная Вами ЛЮБЫМ способом (по телефону, СМС, Е-mail, устно), должна быть зафиксирована Вашим помощником в ЕДИНОЙ учетной системе.

ЕДИНОЙ учетной системой может быть что угодно:

  файл word, excel в Dropbox

 Общий документ в GoogleDoc’s

 Система контроля поручений (типа “Мегаплан”, Wrike и т.д.)

Личный помощник ОБЯЗАТЕЛЬНО заносит задачу и время ее постановки в единую учетную систему (даже если он чего-то не понял или недостаточно каких-то данных).

Взаимодействие

Один раз в день (по началу можно два – утром и после обеда) Вы контактируете с помощником по определенному сценарию:

Звонки => Контроль => Установка на день => Приоритеты

Звонки =>

Вам сегодня звонили: «….». По окончанию – зафиксировать действия, необходимые по результатам звонка. Например: «Звонил Николай – напоминает об оплате за …» Решение: «Поставь в план оплат финансовому директору на четверг» — занести в учетную систему.

Контроль =>

Например: «За вчерашний день полностью заполнили отчетность отделы …. Не вовремя отчитались …. Не заполнена отчетность у …»

Решения занести в учетную систему.

Установка на день =>

Например: «Меня сегодня нет ни для кого, кроме ….» или «Сегодня плотно работаем с розницей, поэтому назначь встречи с 10 до 14 всем администраторам салонов»

Установка приоритетов =>

 В блоке «Приоритеты» Вы проходите по всем поставленным задачам и помогаете помощнику расставить приоритеты выполнения в зависимости от ВАШИХ интересов (делается регулярно, например раз в 2-3 дня).

  Как пример, у меня приоритеты следующие:

· СРОЧНО!  — это означает: “Отложить все и делать то что я сказал”

· В ПРИОРИТЕТЕ – это означает: “Доделать задачу, которую ты делаешь и следующей заняться той что я сказал”

· Без указания этих приоритетов – это означает: “Задача должна быть просто сделана. Срок – не срочно. Поставить задачу в общий перечень, выполнять в порядке “живой” очереди”.

 Контроль и отчетность 

После выполнения задачи Ваш персональный помощник обязан отметить статус задачи и время, которое он потратил на выполнение этого задания в единой учетной системы, а затем отсылает смс (или, если вам удобно, E-mail) о том, что задача решена.

Идеально это делать в Мегаплане или подобной системе.

В конце месяца у вас получается таблица, в которую занесен список задач и время, которое на них было потрачено. Если вам кажется, что время завышено, то вы его зачеркиваете и ставите то, которое считаете нужным. И исходя из того, сколько часов в месяц потратил личный помощник, вы платите ему соответствующую сумму. Премии, бонусы — в зависимости от того, как человек работал.

               Вывод

Если раньше вы не прибегали к услугам личного помощника, то вам следует в ближайшую неделю его нанять, протестировать и начать с ним работать. Громадное количество дел, которыми вам приходится заниматься постоянно, вы можете делегировать. Для этого нужно всего лишь прописать четкую пошаговую инструкцию решения задач и контролировать только процесс и результаты.

Распределяйте свое время эффективно, живите так, как вы хотите, а для текучки и нелюбимых дел покупайте чужое время.

Со временем личный помощник, при желании, ОЧЕНЬ поднимается в уровне своих навыков и либо уходит в свой бизнес, либо Вырастает на должность руководителя какого-нибудь из направлений в Вашей компании. И Вам придется искать нового помощника…

А как это делать «на автопилоте» — в следующих статьях.